Une partie de notre stress résulte de la crainte que nous avons d’oublier quelque chose.
Notre mémoire vive ne peut en effet retenir qu’un nombre restreint d’éléments.
Or, notre mémoire est aujourd’hui beaucoup plus sollicitée qu’auparavant : nous recevons sans cesse des courriels, des messages, des sms, nous ratons des appels, nous promettons de rappeler, de répondre…
Il est donc primordial que nous disposions d’outils pour nous aider à mémoriser… et pour réduire notre stress J. L’agenda et la … les to do list peuvent être ces outils.
Utilisez un seul agenda…
… dans lequel vous mentionnerez tant les informations professionnelles que les informations privées (qui peuvent, dans le cas d’un agenda électronique partagé, être masquées à la vue d’autrui tout en montrant que ce temps est occupé).
Ne le confondez pas avec votre (vos ?) to do list
Mentionnez-y ce que vous avez à faire, l’adresse où vous devez vous rendre, les coordonnées (nom + téléphone) de la personne à contacter en cas de souci.
Utilisez un autre document (to do list) pour mentionner non seulement la tâche, mais les détails : points à aborder, questions que vous vous posez, …
Cela évite que votre agenda devienne le cimetière de vos tâches non effectuées. Puisqu’elle est sur votre to do list, la tâche non effectuée sera re-planifiée en fin de journée et ne sera pas perdue de vue.
Respectez votre agenda – Dire non à autrui, c’est vous dire OUI à vous.
Certaines tâches nécessitent toute votre attention et (imaginons que vous appliquiez la technique Pomodoro ®) les interruptions mettent votre efficacité (et votre niveau de stress) en péril.
Sans devenir asocial, n’hésitez pas à devenir moins réactif et à ne pas répondre à un coup de téléphone immédiatement, à demander à un collègue qui vous sollicite s’il peut attendre 15 minutes… ou une heure…
N’hésitez toutefois pas si la tâche prend moins d’une minute : vous mettriez plus de temps à dire non qu’à l’effectuer et elle encombrerait votre mémoire.
Planifiez tout ce que vous voulez faire
Votre journée sera plus efficace si vous savez de quoi elle sera faite. Consacrez donc du temps chaque vendredi pour planifier votre semaine suivante et planifiez en fin de journée la journée du lendemain. Si votre planning n’est pas tenable, adaptez-le. Le cas échéant, informez vos partenaires.
Assurez-vous également que vous disposez de tout ce qu’il vous faut pour respecter votre planning.
Déterminez vos priorités
N’exécutez pas vos tâches selon l’ordre dans lequel vous les avez reçues … ou dans l’ordre de vos préférences. Souvenez-vous de la matrice d’Eisenhower et privilégiez l’IMPORTANT.
Commencez également votre liste avec ce qui vous semble le plus difficile ou désagréable (eat the frog !). C’est en effet ce que vous avez le plus de chance de postposer en fin de journée…jusqu’à finalement ne pas le faire… et vous le reprocher.
Respectez les principes « La Paix ».
Gardez du temps pour les imprévus et … prévoyez le juste temps (ni trop, ni trop peu) pour chaque tâche.
Tenez compte de vos rythmes de travail sans toutefois user de ce « principe » pour repousser à plus tard ce qui vous est désagréable. Remember : eat the frog !
Réduisez les temps de déplacement.
Demandez-vous tout d’abord si d’autres modalités de dialogue (téléphone, skype, …) ne vous permettent pas d’atteindre aussi bien votre objectif.
Si ce n’est pas le cas, tentez d’optimiser l’agencement de vos rendez-vous dans le planning de manière à minimiser les temps de déplacement (groupez les rendez-vous géographiquement proches, évitez les heures de pointe, vérifiez avec votre interlocuteur qu’un lieu de rencontre plus proche n’est pas envisageable : combien de personnes constatent une fois arrivées sur le lieu (éloigné) de leur rendez-vous qu’elles habitent à proximité l’une de l’autre, …).
Ne planifiez pas trop de rendez-vous et optimisez leur espacement.
Notez l’adresse et le numéro de téléphone de votre rendez-vous dans votre agenda.
Notez vos rendez-vous dans votre agenda au bon jour et à la bonne heure. Ecrivez le nom et le numéro de téléphone de votre personne de contact, le sujet, l’adresse où le rendez-vous se tiendra et l’heure de fin. Rien de plus énervant que de devoir chercher ces informations juste avant le rendez-vous, ou pire encore, lorsque vous êtes en train de rouler.
Utilisez des catégories (couleurs)
Avec les catégories de couleurs ou des titres Outlook, vous aurez une vue synthétique de votre agenda. Les réunions (éventuellement de couleur différente si le meeting est interne ou externe) ou les évènements privés reçoivent chacun une autre couleur. Un agenda clair et synthétique est plus agréable à utiliser, même si la semaine est très chargée. Vous gardez ainsi la vue sur tout ce que vous devez réaliser.
Regroupez vos tâches
Vous avez certainement beaucoup de petites tâches qui vous attendent. Un coup de fil pour confirmer un rendez-vous, des réponses à un mail en attente, des dossiers à classer… Regroupez toutes ces tâches, vous aurez ainsi le sentiment d’avoir bien avancé en achevant une série de petites corvées. Exemple : il est très facile de passer 3 coups de fils les uns après les autres, bien plus que si vous devez les effectuer à divers moments de votre journée.
Préférez l’agenda électronique….
C’est si pratique. Vous ne devez plus rien souligner ni barrer. Vous glissez simplement les rendez-vous à déplacer à un autre jour. Votre agenda est synchronisé avec votre Smartphone, votre tablette et votre pc, de manière à toujours avoir toutes les données utiles à portée de main.
En plus, si vous perdez votre agenda… les données sont en ligne.
et partagé
Imaginez… Quelqu’un téléphone pour fixer une réunion et vous êtes absent. Votre collègue note que vous devez le rappeler. Vous lui téléphonez mais il n’est pas là. Vous laissez un message sur son répondeur. Il rappelle mais atterrit sur votre messagerie.
Vous reconnaissez ce scénario ? Ce serait tellement plus facile si votre collègue qui avait réceptionné le premier appel avait pu consulter votre agenda et fixer le rendez-vous…
Partagez votre agenda entre les collègues avec qui vous collaborez étroitement.
Rédigez une liste de tâches (to do list) distincte de votre agenda
Attention : une liste de tâche n’est pas une liste de projets (organiser la journée portes ouvertes).
Il s’agit réellement d’y inscrire des actions concrètes à effectuer (établir la liste des invités, demander des devis aux traiteurs, …) et pas trop. Une liste de 120 tâches ne suscite pas de motivation : elle vous décourage.
Il me semble qu’il serait judicieux de disposer d’une liste quotidienne (établie la veille au soir), d’une liste hebdomadaire (établie le vendredi précédent) et d’une liste à plus long terme. Les unes et les autres s’alimentant…
A moins que vous préfériez Todoist ? On en parle dans quelques jours 🙂
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